物確をリアルタイム化するには？

物確とは？リアルタイム化で変わること

物確とは、仲介会社が顧客へ物件を紹介する前に、現在の募集状況や内見条件を管理会社へ確かめる業務です。

見るのは、まだ募集中か、すでに申込みが入っていないか、賃料や入居可能日に変更はないか、内見できるかといった情報です。電話で物確をする場合は、管理会社につながるのを待ち、担当者へ取り次いでもらい、聞いた内容を顧客へ返すため、その分だけ確認に手数がかかります。

この流れを変えるのがリアルタイム物確です。管理会社が更新した募集情報や申込状況を、仲介会社が業者間サイトや自動音声で直接確認する。つまり、「電話に出た人へ聞く」業務から、「更新された同じ情報を見る」業務へ切り替える考え方です。

物確の電話がなくならない理由

業者間サイトに物件が載っていても、その情報がいつのものか分からなければ電話確認は残ります。内見や申込みの状況が物件情報と紐づいていない場合も同じです。

リアルタイム物確で確認・連携できる業務

リアルタイム物確と呼ばれるサービスでも、対応範囲は同じではありません。空室確認に特化したものがある一方、内見予約や申込まで一連で扱えるものもあります。

仲介会社と管理会社、それぞれのメリット

リアルタイム物確は、管理会社が持つ募集情報を、仲介会社も同じ仕組みの中で確認できるようにします。内見予約や申込までオンラインで扱えるサービスなら、物確後に別の窓口へ切り替える場面も少なくなります。

「リアルタイム」でも電話確認が必要になるケース

システムを入れれば、物確がすべて不要になるわけではありません。連携外の経路で入った申込みや、元データに登録されていない変更は自動で反映されず、画面が更新されるまでに時間差が生じます。

そこで導入前に分けておきたいのが、自動反映される変更と、手入力が必要な変更です。あわせて、反映までにどの程度の時間差があるのか、連携エラーを誰が確認するのかも整理しておきます。

リアルタイム性を決めるのは、製品の機能だけではなく、現場の運用です。申込みが入った時点で部屋止めまで自動で進むのか、それとも担当者の承認を待って変わるのか。自社の業務フローに当てはめて確かめる必要があります。

リアルタイム物確を実現する3つの方法

リアルタイム物確の実現方法は一つではありません。管理会社の受電を減らしたいのか、仲介会社が確認しやすい環境を作りたいのか、内見・申込までつなぎたいのかによって選ぶ仕組みが変わります。

システム選びで確認したいポイント

「リアルタイム」「24時間対応」という言葉だけでは、自社に合う製品か判断できません。デモでは、申込みが入ってから仲介会社側の表示が募集停止へ変わるまで、実際の流れを再現してもらいましょう。

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導入は小さく始め、数字で見直す

最初から全店舗・全物件へ広げる必要はありません。影響範囲を抑えて試したいなら、対象店舗や物件群を絞り、自社で計測した数字を見ながら展開範囲を広げます。

リアルタイム物確に関するよくある質問

まとめ｜リアルタイム物確は「更新の速さ」より「業務のつながり」で選ぶ

リアルタイム物確は、電話を画面へ置き換えるだけの仕組みではありません。仲介会社と管理会社が同じ募集情報を見ながら、内見や申込へ進める状態を作るものです。

その状態を保つには、元データの更新、申込受付、部屋止め、業者間サイトへの反映が途中で途切れないことが欠かせません。連携外の申込経路や手入力を残すなら、誰がいつ更新するのかまで運用に組み込みます。

物確電話だけを減らしたいなら、業者間サイトや自動音声から始める方法があります。物件情報、顧客対応、内見、申込まで複数のツールに分かれているなら、部分的な機能追加ではなく、賃貸仲介業務に対応したシステムの新規導入やリプレイスも検討した方がよいでしょう。

見るべきなのは「リアルタイム」という言葉ではなく、どの変更が、どこまで、どの条件で反映されるかです。この違いを確認してこそ、自社に必要な仕組みを選べます。