賃貸管理システムの基礎知識

賃貸管理システムとは、自社の不動産に関する情報を入居者募集から退去時まで一元管理するシステムのことです。

システムを導入して自社の業務効率を図りたいと検討されている方は、賃貸管理システムの基礎知識について知っておくと、システム選びの際に役立ちます。

賃貸管理の仕事内容

賃貸管理の仕事内容は、物件管理・入居者管理・オーナー管理と大きく3つに分けられます。物件管理では空室募集や建物のメンテナンス管理などを実施。また入居者管理では、賃貸契約や家賃の請求・入金管理、クレーム・問い合わせ対応、契約更新などが主な業務として挙げられます。オーナー管理は、集金した家賃の支払いや管理状況の報告などです。

このように、賃貸管理の仕事内容はとても範囲が広く、賃貸管理システム選びではこれらの業務がカバーできるのかどうかチェックすることが重要です。

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クラウド型とオンプレミス型（買取型）の違い

賃貸管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2タイプがあります。クラウド型は、システム会社のサーバーを利用してシステムを運用するタイプのもので、導入費用が安い反面、カスタマイズしづらい等といった特徴があります。一方、オンプレミス型は、サーバー設置のための機器などを揃える必要があるため、クラウド型に比べて導入費用が高くなりますが、自社に合わせてカスタマイズできる等といった特徴があります。

この他にもそれぞれ違いがありますので、しっかりここで押さえておきましょう。

賃貸管理システムの「クラウド型」と
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賃貸管理システム導入までの手順・流れ

賃貸管理システム導入の大まかな流れとしては、システム会社への資料請求にはじまり、直接担当者と会っての打ち合わせやヒアリング、自社の課題を踏まえた上でのシステム提案となります。導入までの手順や流れを知っておくとスムーズに導入することができますので、しっかりと押さえておきましょう。

この他にも、賃貸管理システムを導入する際によくある疑問もまとめていますので、賃貸管理システム導入を検討されている事業者様は、ぜひご参考下さい。

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顧客管理ができる賃貸仲介システム一覧

賃貸仲介における顧客管理（CRM）システムは、反響の自動取込や自動追客、LINE連携などを活用して対応漏れを防ぎ、来店率・成約率の向上と業務効率化を同時に実現するツールです。グラングコア・いえらぶCLOUD・みらいえ・カナリークラウド・ITANDI賃貸仲介など、各システムによって機能や価格・サポート体制はさまざまです。自社の業務課題や規模に合わせて、操作性やコストを総合的に比較・検討することが導入成功のカギとなります。

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不動産仲介システム一覧

不動産仲介業務は、物件登録・ポータル出稿・反響追客・契約管理など幅広い業務が求められます。グラングコア・いえらぶCLOUD・ITANDI賃貸仲介・カナリークラウドなど、各システムによって対応業務や機能・価格・サポート体制は異なります。賃貸・売買どちらに特化しているか、オールインワン型か機能特化型かなど、自社の業務形態や課題に合わせて比較・検討することが、導入成功のポイントです。

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不動産ポータル連携とは？

不動産ポータル連携システム（物件コンバーター）とは、「SUUMO」「LIFULL HOME'S」「at home」などの複数ポータルサイトへ物件情報を一括入稿できるシステムです。従来は各サイトへ手作業で入力する必要がありましたが、このシステムを導入することで入力作業の大幅な時短・ミスの削減・スピーディーな掲載が実現できます。空いたリソースを営業活動に充てられるため、成約率向上にも貢献します。

気になる方は是非チェックしてみてください。

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賃貸管理システムを導入する
メリットは？

賃貸管理システムの導入には、業務の効率化だけではなくさまざまなメリットがあります。

ここでは、具体的なメリットについてご紹介します。

事務処理の負担が圧倒的に軽減

物件情報を紙媒体で管理していると、物件数が増えるごとに事務作業も増え、結果として家主やお客様に迷惑をかけてしまう場合があります。

しかし、賃貸管理システムで物件情報をデータとして管理することにより、従来の事務処理を大幅に軽減することが可能です。

漏れなくスムーズに手続きが可能

物件ごとに異なる情報を手打ちで入力していると、更新の抜けや漏れが発生するリスクがあります。

賃貸管理システムを導入すれば所有物件すべてにおける更新者を一括管理できるほか、直近の更新予定者が自動的にリストアップされるため、後進の抜けや漏れを予防することが可能です。

過去の対応履歴が確認できるため、顧客満足度アップにもつながる

賃貸管理システムでは、物件や部屋ごとの履歴を登録することも可能です。そのため、いつだれがどんな対応をしたのかが瞬時に検索できます。また、家主に対する報告書の出力なども同時に行えるようになるため、顧客満足度アップにもつながってきます。

オーナーとのコミュニケーションが
スムーズになる

賃貸管理システムによっては、オーナー専用のマイページで収支報告ができるものもあります。そのため、オーナーが海外在住であったり多忙であったりする場合も、スムーズにコミュニケーションをとることが可能です。また、オーナー側はいつどこにいても報告を確認できるので、書類整理や保管の手間が解消できます。

他部署間との情報共有が容易になる

賃貸管理システムでは、賃貸管理における契約や請求、入金業務などを1つのシステムで運用します。そのため、名前や電話番号などで検索を行えば、契約者やオーナーの情報を素早く呼びだすことが可能です。また、経理部門に入金・送金データを渡すことができたり、修繕などの請求を紐づけたりもできるため、他部門間での情報共有もスムーズに行えます。

新しい担当者への業務の引き継ぎが楽になる

通常のエクセルを使った物件管理では、スキルによってこなせる仕事量に違いが出てきます。そのため、新しい担当者がエクセルに不慣れな場合、引継ぎ業務に無駄な時間がかかってしまうことも…。

その点、賃貸管理システムは特別なスキルがなくても使いこなせるため、引継ぎ業務に時間がかかりません。また使いやすい賃貸管理システムを導入していれば、教育にかかる時間やコストをカットすることもできます。

業務効率化につながる
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賃貸管理システムを選ぶ際にチェックすべきポイントは？

近年はさまざまな賃貸管理システムが存在していますが、業務を効率化するためには自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。ここでは、システム選びのポイントについてご紹介します。

クラウド版 or オンプレミス版

オンプレミス版

オンプレミス版とは、システムを購入し保有する形を言います。製品を購入し、保守費用として製品価格の10～20％程度を毎年支払うというのが一般的です。

そのため、パソコンやタブレットにシステムをインストールする必要があります。通常はクラウドよりもコストが高くなりがちですが、中小規模製品の場合はクラウドより安く導入できる場合もあります。

クラウド版

クラウド版は、システムを購入するわけではなく「利用料」を支払いながら利用する形態です。オンプレミス版と違いパソコンやタブレットにシステムをインストールする必要がなく、データは24時間監視されているデータベースに保存されます。そのため、初期費用を大幅に抑えることが可能です。

また、自社管理の負担が軽減できたり、オンプレミス型に比べてランニングコストも安くなるため、中小企業の不動産会社には特におすすめだといえるでしょう。

使いやすさ

賃貸管理システムは煩雑な賃貸管理業務を効率的にしてくれるシステムです。しかし、どんなに高機能でも使いこなせなければ意味がありません。たくさんの便利な機能が付いていても、複雑な操作が必要となるといつの間にか使わなくなってしまったり、また使いこなすために時間がかかると、社員を教育するためのコストもかかります。

誰でも賃貸管理システムを使いこなして業務効率化を叶えるためには、操作性が非常に重要です。かといって、あまりにシンプルな機能のみでは十分な効率化は叶えられません。

そのため操作性が良く、そして必要な機能を備えているかどうかチェックすることが大切です。使いやすさを確認するには、無料お試し期間をうまく活用し、実際に使ってみることがおすすめです。

サポート体制の充実度

賃貸管理システムを選ぶ際は、サポート体制が充実しているかも重要です。

万が一、何らかのトラブルでシステムがダウンしてしまった場合、大きな損害が発生する可能性があります。このような場合でも、賃貸管理システムのサポート体制が充実していれば、常に迅速な対応が可能です。非常事態の際はどのようなサポートが受けられるのかを導入前に確認しておきましょう。

また、不動産業界は法改正などの影響を受けやすく、法改正時には即時に対応しなければなりません。そのため、サポート体制の充実度も日々の運用に大きく影響してきます。保守管理体制や日常のサポートも比較しましょう。

コストパフォーマンス

高機能で便利なシステムであっても、初期費用やランニングコストが高ければ賃貸管理自体を圧迫することになるでしょう。

また、初期導入に関してはどれだけ労力がかかるのかも重要なポイントで、準備やカスタマイズに何ヶ月もかかってしまうと柔軟に運営することが難しくなります。

規模感
（中小規模向けまたは 大規模向け）

中小規模の企業と大規模の企業では、賃貸管理システムで利用する機能が異なります。たとえば、建物の設備情報から故障、故障からの交換・修繕工事、工事に関わる業者への受発注管理などは、中小規模の企業ではあまり見られない機能です。

そのため、賃貸管理システムを選ぶ際は企業の規模感も考慮することが大切です。

既存システムとの互換性

せっかく賃貸管理システムを導入しても、既存システムと互換性がないとデータの引継ぎができません。既存システムと連携が取れない場合、膨大な既存データを移行するための業務が必要となるため、大きな負担がかかります。

そこで、賃貸管理システムを導入する際は既存システムやデータと連携できるかどうかを確認することが大切です。既存システムとの互換性があれば、データ移行のために入力作業をする手間がなくなり、スムーズに移行できるでしょう。

事業内容ごとに適した機能で選ぶ
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不動産コンバーターの導入で仲介業務を効率化

あらかじめマスタにデータを入力しておくことで、ポータルサイトへの自動入力・一括掲載を可能にする不動産コンバーター。集客や不動産管理における業務効率化として非常に効果的なツールです。

ここでは、不動産コンバーターが具体的に何を変えてくれるのか、またそうした機能を持つオールインワンの賃貸管理システムなどについて解説をしています。

不動産コンバーターの導入が
仲介業務にもたらす効果を見る

物件登録の効率化には入力代行がベスト？

毎日、膨大な時間を必要とする物件登録業務。これを助けてくれるのが物件情報の入力代行サービスです。

ここでは、物件入力代行サービスの利用による利点や、思わぬ落とし穴、また物件登録業務の効率化について、代行以外の改善方法なども紹介しています。

物件登録代行サービスのメリット・デメリットを見る

不動産仲介業界における業務効率化の方法とは？

不動産仲介の売上アップと従業員の定着率向上を目指すなら、「業務効率化」は避けて通れない重要な経営課題です。対面営業や紙文化など、従来のアナログな手法を見直すことで、大幅なコスト削減や顧客対応のスピード向上といった多くのメリットが得られます。この記事では、不動産仲介の業務効率化が求められる背景をはじめ、内見や契約、バックオフィス業務を劇的に改善する具体的な手法、自社に合うツールの選び方について分かりやすくご紹介します。

不動産仲介業界における
業務効率化の方法を詳しく見る

賃貸仲介の「反響管理」で来店率を上げる方法

「反響はあるのに来店に繋がらない」「担当者ごとに追客状況がバラバラで把握できない」……そんな悩みを抱える仲介会社は多いはずです。反響管理の不備は、致命的な機会損失を生み出す原因となります。本記事では、現場でよくある管理の課題を整理し、CRM導入による自動化やLINE活用のメリットを詳しくご紹介します。属人的な営業から脱却し、店舗全体で成約率を高めるための「勝てる仕組み」を一緒に構築しましょう。

賃貸仲介の「反響管理」で
来店率を上げる方法を詳しく見る

賃貸仲介システムの一元化で業務効率を上げるには？

賃貸仲介業務において、物件登録や顧客管理を別々のツールで行っていませんか？手作業によるデータの二重入力は、タイムロスや入力ミスを招く大きな原因です。本記事では、分断された業務プロセスを統合する「システム一元化」の定義やメリットを詳しく解説します。ポータル連動による効率化や「おとり物件」リスクの回避など、現場の生産性を劇的に向上させ、店舗運営を最適化するための秘訣をご紹介します。

賃貸仲介システムの一元化で
業務効率を上げる方法を詳しく見る

賃貸仲介における物件登録を効率化

賃貸仲介業務において、多くの現場を悩ませているのが「物件登録」の負担です。主要ポータルサイトへの重複入力はスタッフの時間を奪うだけでなく、入力ミスによる「おとり物件」のリスクも孕んでいます。本記事では、物件登録が非効率になる原因を深掘りし、システムやAIを活用して業務を劇的に改善する方法を解説します。煩雑な作業を効率化し、本来注力すべき接客や追客にリソースを割ける環境を構築しましょう。

賃貸仲介における
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不動産向けCRMとは？

不動産向けのCRMは、見込み客や既存顧客の情報、問い合わせ内容、対応履歴、希望条件などを一元管理し、追客や提案業務を効率化するための仕組みです。本コンテンツでは、顧客管理が分散しやすい不動産会社の課題を整理したうえで、導入によるメリット、主な機能、選び方、導入時に失敗しないためのポイントを解説しています。顧客対応の質を高めながら、営業活動の属人化を防ぎたい企業に役立つ内容です。

不動産向けCRMについて詳しく見る

不動産仲介のDXはなにができる？

不動産仲介のDXは、反響対応や顧客管理、契約業務などをデジタル化し、業務の進め方そのものを見直す取り組みです。本コンテンツでは、DXが求められる背景や導入によるメリット、見直したい主な業務、進める際の課題と成功のポイントを整理しています。人手不足や属人化の解消、顧客満足度の向上、営業効率の改善を目指したい不動産会社にとって、現場で押さえておきたい考え方をわかりやすくまとめた内容です。

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物件管理をエクセルで行う方法とは？

物件管理をエクセルで行いたい方に向けて、管理表に入れたい基本項目や作り方、効率化の工夫、メリット・デメリットを整理したコンテンツです。小規模な運用では始めやすい一方で、物件数や担当者が増えると更新漏れや情報分散、共有の難しさといった限界も見えやすくなります。本記事では、エクセル運用が向いているケースと厳しくなりやすいケースの違い、限界を感じるサイン、見直し時の考え方までわかりやすく解説しています。

物件管理をエクセルで行う方法について詳しく見る

まとめ

賃貸管理システムを導入することにより、これまで課題となっていた業務が解決され、結果として業務の大幅な効率化が実現できます。ただし、そのためには自社に合ったシステムを選ぶ必要がありますので、今回紹介したポイントを押さえながら選ぶようにしましょう。