賃貸管理システムの基礎知識

賃貸管理システムとは、自社の不動産に関する情報を入居者募集から退去時まで一元管理するシステムのことです。

賃貸管理システムを導入して自社の業務効率を図りたいと検討されている方は、賃貸管理システムの基礎知識について知っておくと、システム選びの際に役立ちます。

賃貸管理の仕事内容

賃貸管理の仕事内容は、物件管理・入居者管理・オーナー管理と大きく3つに分けられます。物件管理では空室募集や建物のメンテナンス管理などを実施。また入居者管理では、賃貸契約や家賃の請求・入金管理、クレーム・問い合わせ対応、契約更新などが主な業務として挙げられます。オーナー管理は、集金した家賃の支払いや管理状況の報告などです。

このように、賃貸管理の仕事内容はとても範囲が広く、賃貸管理システム選びではこれらの業務がカバーできるのかどうかチェックすることが重要です。

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クラウド型とオンプレミス型（買取型）の違い

賃貸管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2タイプがあります。クラウド型は、システム会社のサーバーを利用してシステムを運用するタイプのもので、導入費用が安い反面、カスタマイズしづらい等といった特徴があります。一方、オンプレミス型は、サーバー設置のための機器などを揃える必要があるため、クラウド型に比べて導入費用が高くなりますが、自社に合わせてカスタマイズできる等といった特徴があります。

この他にもそれぞれ違いがありますので、しっかりここで押さえておきましょう。

賃貸管理システムの「クラウド型」と
「オンプレミス型（買取型）」の違いを詳しくみる

賃貸管理システム導入までの手順・流れ

賃貸管理システム導入の大まかな流れとしては、システム会社への資料請求にはじまり、直接担当者と会っての打ち合わせやヒアリング、自社の課題を踏まえた上でのシステム提案となります。導入までの手順や流れを知っておくとスムーズに導入することができますので、しっかりと押さえておきましょう。

この他にも、賃貸管理システムを導入する際によくある疑問もまとめていますので、賃貸管理システム導入を検討されている事業者様は、ぜひご参考下さい。

賃貸管理システム導入までの手順・流れを詳しくみる

賃貸管理システムを導入する
メリットは？

賃貸管理システムの導入には、業務の効率化だけではなくさまざまなメリットがあります。

ここでは、具体的なメリット5つについてご紹介します。

事務処理の負担が圧倒的に軽減

物件情報を紙媒体で管理していると、物件数が増えるごとに事務作業も増え、結果として家主やお客様に迷惑をかけてしまう場合があります。

しかし、賃貸管理システムで物件情報をデータとして管理することにより、従来の事務処理を大幅に軽減することが可能です。

漏れなくスムーズに手続きが可能

物件ごとに異なる情報を手打ちで入力していると、更新の抜けや漏れが発生するリスクがあります。

賃貸管理システムを導入すれば所有物件すべてにおける更新者を一括管理できるほか、直近の更新予定者が自動的にリストアップされるため、後進の抜けや漏れを予防することが可能です。

過去の対応履歴が確認できるため、顧客満足度アップにもつながる

賃貸管理システムでは、物件や部屋ごとの履歴を登録することも可能です。そのため、いつだれがどんな対応をしたのかが瞬時に検索できます。また、家主に対する報告書の出力なども同時に行えるようになるため、顧客満足度アップにもつながってきます。

オーナーとのコミュニケーションが
スムーズになる

賃貸管理システムによっては、オーナー専用のマイページで収支報告ができるものもあります。そのため、オーナーが海外在住であったり多忙であったりする場合も、スムーズにコミュニケーションをとることが可能です。また、オーナー側はいつどこにいても報告を確認できるので、書類整理や保管の手間が解消できます。

他部署間との情報共有が容易になる

賃貸管理システムでは、賃貸管理における契約や請求、入金業務などを1つのシステムで運用します。そのため、名前や電話番号などで検索を行えば、契約者やオーナーの情報を素早く呼びだすことが可能です。また、経理部門に入金・送金データを渡すことができたり、修繕などの請求を紐づけたりもできるため、他部門間での情報共有もスムーズに行えます。

新しい担当者への業務の引き継ぎが楽になる

通常のエクセルを使った物件管理では、スキルによってこなせる仕事量に違いが出てきます。そのため、新しい担当者がエクセルに不慣れな場合、引継ぎ業務に無駄な時間がかかってしまうことも…。

その点、賃貸管理システムは特別なスキルがなくても使いこなせるため、引継ぎ業務に時間がかかりません。また使いやすい賃貸管理システムを導入していれば、教育にかかる時間やコストをカットすることもできます。

業務効率化につながる
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賃貸管理システムを選ぶ際にチェックすべきポイントは？

近年はさまざまな賃貸管理システムが存在していますが、業務を効率化するためには自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。ここでは、システム選びのポイント5つについてご紹介します。

クラウド版 or オンプレミス版

オンプレミス版

オンプレミス版とは、システムを購入し保有する形を言います。製品を購入し、保守費用として製品価格の10～20％程度を毎年支払うというのが一般的です。

そのため、パソコンやタブレットにシステムをインストールする必要があります。通常はクラウドよりもコストが高くなりがちですが、中小規模製品の場合はクラウドより安く導入できる場合もあります。

クラウド版

クラウド版は、システムを購入するわけではなく「利用料」を支払いながら利用する形態です。オンプレミス版と違いパソコンやタブレットにシステムをインストールする必要がなく、データは24時間監視されているデータベースに保存されます。そのため、初期費用を大幅に抑えることが可能です。

また、自社管理の負担が軽減できたり、オンプレミス型に比べてランニングコストも安くなるため、中小企業の不動産会社には特におすすめだといえるでしょう。

使いやすさ

賃貸管理システムは煩雑な賃貸管理業務を効率的にしてくれるシステムです。しかし、どんなに高機能でも使いこなせなければ意味がありません。たくさんの便利な機能が付いていても、複雑な操作が必要となるといつの間にか使わなくなってしまったり、また使いこなすために時間がかかると、社員を教育するためのコストもかかります。

誰でも賃貸管理システムを使いこなして業務効率化を叶えるためには、操作性が非常に重要です。かといって、あまりにシンプルな機能のみでは十分な効率化は叶えられません。

そのため操作性が良く、そして必要な機能を備えているかどうかチェックすることが大切です。使いやすさを確認するには、無料お試し期間をうまく活用し、実際に使ってみることがおすすめです。

サポート体制の充実度

賃貸管理システムを選ぶ際は、サポート体制が充実しているかも重要です。

万が一、何らかのトラブルでシステムがダウンしてしまった場合、大きな損害が発生する可能性があります。このような場合でも、賃貸管理システムのサポート体制が充実していれば、常に迅速な対応が可能です。非常事態の際はどのようなサポートが受けられるのかを導入前に確認しておきましょう。

また、不動産業界は法改正などの影響を受けやすく、法改正時には即時に対応しなければなりません。そのため、サポート体制の充実度も日々の運用に大きく影響してきます。保守管理体制や日常のサポートも比較しましょう。

コストパフォーマンス

高機能で便利なシステムであっても、初期費用やランニングコストが高ければ賃貸管理自体を圧迫することになるでしょう。

また、初期導入に関してはどれだけ労力がかかるのかも重要なポイントで、準備やカスタマイズに何ヶ月もかかってしまうと柔軟に運営することが難しくなります。

規模感
（中小規模向けまたは 大規模向け）

中小規模の企業と大規模の企業では、賃貸管理システムで利用する機能が異なります。たとえば、建物の設備情報から故障、故障からの交換・修繕工事、工事に関わる業者への受発注管理などは、中小規模の企業ではあまり見られない機能です。

そのため、賃貸管理システムを選ぶ際は企業の規模感も考慮することが大切です。

既存システムとの互換性

せっかく賃貸管理システムを導入しても、既存システムと互換性がないとデータの引継ぎができません。既存システムと連携が取れない場合、膨大な既存データを移行するための業務が必要となるため、大きな負担がかかります。

そこで、賃貸管理システムを導入する際は既存システムやデータと連携できるかどうかを確認することが大切です。既存システムとの互換性があれば、データ移行のために入力作業をする手間がなくなり、スムーズに移行できるでしょう。

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まとめ

賃貸管理システムを導入することにより、これまで課題となっていた業務が解決され、結果として業務の大幅な効率化が実現できます。ただし、そのためには自社に合ったシステムを選ぶ必要がありますので、今回紹介したポイントを押さえながら選ぶようにしましょう。