賃貸物件を管理する不動産会社の業務は集客や契約、家賃の請求入金など多岐にわたり、物件オーナーや入居者、施工業者など多数の関係者とやりとりをします。
これらの賃貸管理業務を効率化できるのが賃貸管理システムです。作業時間の短縮や人的ミスの防止、賃貸経営の可視化といった効果が期待できますし、不動産のDX化や働き方改革にもつながります。
賃貸管理システムを導入する際は、それぞれ機能の違いを抑えて自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。
書類作成、契約機能 | システムに必要な情報を登録するだけで、賃貸契約書や重要説明事項などの各種書類を作成できる機能です。 このシステムで作成した書類を使うことで、そのまま電子契約に対応できるものもあります。 |
---|---|
入居者情報の管理機能 | オーナーや入居者の情報をシステム上で一元管理できる機能です。 これにより、氏名や電話番号などの基本情報と契約書類を紐づけることができ、交わした契約書などをすぐに確認できます。 |
物件情報の管理機能 | 物件の修繕、点検した日付や入居者の対応履歴など物件の管理に関する情報をシステムで管理できる機能です。 対応漏れや遅延を防止して、確実な対応ができるようになります。 |
物件の更新管理機能 | 管理物件の更新日が近づくと自動でリマインドしてくれる機能です。 システムで更新通知書、契約書、更新清算書も自動で作成してくれるものもあり、業務負担を減らしながらスピーディーに物件の更新手続きを進めることができます。 |
家賃の入出金管理機能 | 入金データをシステムに取り込むことで、入居者の情報と入金情報を照合して、家賃の集金確認ができる機能です。 金融口座の入金データ取り込みはもちろん、現金での支払いに対応しているものもあります。これにより、家賃の入金管理にかかる手間を少なくできるでしょう。 |
物件関係者を管理する機能 | この機能は入居者、オーナーなど基本情報を登録、管理する機能です。 施工会社、仲介会社、保証人を一括で管理できるシステムもあります。その中には契約情報と紐づけができるシステムもあるので、システム導入の際は検討してみるとよいでしょう。 |
問い合わせの管理機能 | 問い合わせの管理機能では、入居者からのクレームやオーナーからの要望など、問い合わせ内容をシステムで一元管理できる機能です。 問い合わせの重要度を設定できるシステムもあるため、重要度の高いものから順に対応していくことができます。 |
物件の登録機能 | 自社システムに登録した新規の物件情報を不動産ポータルサイトに登録、自社サイトに自動反映させる機能です。 郵便番号から自動で住所登録ができる入力補助機能もあり、簡単に情報を追加できるでしょう。 |
---|---|
ポータルサイトへの広告出稿機能 | 不動産ポータルサイトの形式に合わせて、広告を一括で出稿できる機能です。 |
部屋の間取り図、不動産チラシの作成機能 | ドラッグ&ドロップなどで見やすい部屋の間取り図を作成できる機能です。 不動産のチラシを簡単に作成できる機能もあります。 |
スマートフォン上での記事作成機能 | スマートフォン上で記事の作成ができる機能です。 これにより、物件の周辺にある商業施設の写真や情報を外出先で保存し、記事を作成できます。 |
入居者の問い合わせ管理、分析機能 | 複数出稿している不動産ポータルサイトからの問い合わせを一括管理できる機能です。 顧客対応を集約することにより、業務効率の向上が見込めます。 |
物件と顧客のマッチング、追客機能 | 顧客が入力した希望条件に合った物件をシステムで選定し、配信できる追客機能です。 自動化することで、手間をとらずに問い合わせ数の増加に繋げることができます。 |
アクセス解析機能 | サイト閲覧者のアクセス解析ができる機能です。 これにより、ページの閲覧数や滞在時間、直帰率などが分かります。これにより、出稿しているページの効果改善ができます。 |
自社HPの作成機能 | 不動産ポータルサイトへの出稿だけでなく、自社HPも手軽に作成、運用できる機能です。 ポータルサイト以外の流入も見込めるようになるので、問い合わせ数や来店数の向上が見込めます。 |
Web上での接客機能 | オンライン内見を始め、IT重説により業務の効率化を実現できます。 これにより、遠方にお住まいの方や小さなお子さんがいる方の接客も可能になります。 |
『LINEからの問い合わせ』機能 | 『LINEで無料相談』ボタンを表示することで、問い合わせ数の増大が見込めます。 最近は不動産情報サイトとSNSサービスを連携させるニーズが高まっていることにより、実装されているページが多いです。 |
物件情報を紙媒体で管理していると、物件数が増えるごとに事務作業も増え、結果として家主やお客様に迷惑をかけてしまう場合があります。
しかし、賃貸管理システムで物件情報をデータとして管理することにより、従来の事務処理を大幅に軽減することが可能です。
物件ごとに異なる情報を手打ちで入力していると、更新の抜けや漏れが発生するリスクがあります。
ですが、賃貸管理システムを導入すれば所有物件すべてにおける更新者を一括管理できるほか、直近の更新予定者が自動的にリストアップされるため、更新の抜けや漏れを予防することが可能です。
賃貸管理システムでは、物件や部屋ごとの履歴を登録することも可能です。そのため、いつだれがどんな対応をしたのかが瞬時に検索でき、常に適した対応ができます。
また、家主に対する報告書の出力なども同時に行えるようになるため、顧客満足度アップにもつながってきます。
賃貸管理システムによっては、オーナー専用のマイページで収支報告ができるものもあります。そのため、オーナーが海外在住であったり多忙であったりする場合も、スムーズにコミュニケーションをとることが可能です。
また、オーナー側はいつどこにいても報告を確認できるので、書類整理や保管の手間が解消できます。
賃貸管理システムでは、賃貸管理における契約や請求、入金業務などを1つのシステムで運用します。そのため、名前や電話番号などで検索を行えば、契約者やオーナーの情報を素早く呼びだすことが可能です。
また、経理部門に入金・送金データを渡すことができたり、修繕などの請求を紐づけたりもできるため、他部門間での情報共有もスムーズに行えます。
すべての書類がサーバー上に保管されるため、紛失リスクを最小限にとどめることが可能です。
もちろん、サーバーが破壊されるなどの事案が発生する可能性はゼロではありませんが、実態を伴わない保管場所のため、完全に紛失するリスクはほぼないと言えるでしょう。もしもの災害時や、天災時なども安心です。
書類などで物件情報を管理している場合、情報がオンラインに掲載されるまで複数の手間が発生します。
しかし、賃貸管理システムを利用する場合、入力した情報は即時公開されるため、掲載までに無駄な時間が発生しません。掲載タイミングが早くなったり、手間が掛からない分掲載期間が増えたりと、結果的に契約数増加が期待できます。
賃貸管理システムの場合、物件掲載情報はもちろん、それに対する反響データが掲載されています。そのため、どのような物件の反響が高いのか、もしくはどのタイミングであれば反響獲得を効果的に実施できるのかを一目で把握することが可能です。
広告訴求力を可視化できるため、新たな物件掲載時に活かすことができます。
人間が管理している以上、ミスは発生する可能性があります。更新手続きの抜け漏れがあったり、金額の入力間違いがあったりするなど、不意に起きてしまうトラブルは少なからずあるでしょう。
そのような場合もシステムを活用すれば、自動でリマインドなどを実施してくれます。結果として抜け漏れなく、適したタイミングで必要事項が実施可能となるのです。
担当者が不在の場合や退職時、その場にいたスタッフなどが臨機応変に対応しなければなりません。誤った情報を伝えてはならないものの、何度も連絡をし合うのは時間のムダです。
システムを活用し履歴を残しておくことで、担当者が不在の場合にも、過去の様子を一目で把握できるためとても便利です。
ソフトウェアやデータを自社内のサーバーに保有する「オンプレミス型」、外部サーバーを利用するタイプの「クラウド型」はそれぞれ特徴が異なります。
自社業務に合った賃貸管理システムを導入するポイントは、オンプレミスとクラウド両方を扱っている会社に相談すること。ここではオンプレミスとクラウド、両方を扱っている賃貸管理システム会社のうち、おすすめ3選をご紹介します。
(ビジュアルリサーチ)
(日本情報クリエイト)
(内田洋行ITソリューションズ)
賃貸管理システムと一口に言っても実装機能や対応業務範囲、利用環境などは様々。
ここでは相談すべき賃貸管理システム会社が分かるよう、おすすめ3社の特徴や事例をご紹介します。
他社サービスとの連動で不動産DX化を加速
1995年の設立当初から賃貸管理システムに取り組んできたビジュアルリサーチは、不動産業に特化したソリューションを提供する不動産テック企業といえます。
同社の賃貸管理システム導入実績は4,000社以上(※2022年9月調査時点)。 様々なサービスと連動できる使い勝手のよいシステムを開発し、不動産業界のDX化に寄与しています。
i-SPは自社業務に合わせてカスタマイズできることはもちろん、大規模な管理戸数でもスピーディーに動作することが特徴です。
さらに標準帳票が150種類以上など、大規模な賃貸管理業務向けの仕様。「全国管理戸数ランキング2021」上位200社に入った企業のうち、i-SPを導入する企業が39%以上(※)という実績が、使い勝手のよさを裏付けます。
i-SPはオンプレミス型の賃貸管理システムですが、信頼性の高いGoogle Cloud Platform™へi-SPを格納することも可能です。
オンプレミス型でありながら、データ紛失リスク軽減やハードウェアのメンテナンスフリーといった、クラウドならではのメリットを享受できます。
石川県の不動産会社は、賃貸管理システムi-SPと不動産仲介システムi-CM、2つのビジュアルリサーチ製品を導入。
i-SPとi-CMを連動したワンストップ管理により、ポータルサイトへの情報掲載といった実務が大きく効率化されています。
管理戸数が約8,000戸にも達する大阪の不動産会社。業務の効率化を主たる目的として、以前のシステムからi-SPへと賃貸管理システムをリプレースした事例です。リフォーム業者への見積もり依頼などがスムーズになり、オプションのiPhone検針アプリも活用しています。
オンプレミス型のi-SPをベースにしつつも、クラウド型ソリューションとすることで初期10万円(税不明)、月額1万5千円(税不明)~と導入しやすい低価格設定にしているのがSP-IIの特徴。標準帳票は100種類以上とi-SPよりは抑えめですが、中小規模の賃貸管理業務の効率化には十分な良コスパのシステムです。
インフラやデータベース、アプリケーションなどの保守をお任せできるクラウド型ならではのメリットに加え、充実したサポート体制も魅力のひとつです。 エンジニアがいない不動産会社でも無理なく導入できますし、導入後は「導入・稼働サポート」「電話・リモートサポート」「定期訪問」のサポートにより、スムーズにシステム導入・活用することができます。
公式ホームページに記載がありませんでした。
会社名 | 株式会社ビジュアルリサーチ |
---|---|
本社所在地 | 東京都港区赤坂5-2-20 赤坂パークビル 23F |
電話番号 | 03-6826-1120 |
公式HP | https://www.visualresearch.jp |
運営会社を集約し、事務作業も効率化
日本情報クリエイトは、「不動産領域のプラットフォーマー」になるべく、不動産業務の各業務に沿った製品を手掛ける企業です。
物件仕入れ~経営分析まで、幅広い不動産業務領域をカバーする21のシステムを提供(※2022年9月調査時点)。それぞれのシステムを使いこなせるよう、導入後はアドバイザーが操作や効果的な活用方法をレクチャーする体制が整っています。
入居者募集をはじめ契約締結後の家賃管理や建物修繕に至るまで、賃貸管理業務のプロセスをワンストップで管理できるのが賃貸革命10というシステム。オプション機能も合わせると保険申込や電子契約、会計連動までカバーできます。
管理できる物件種別が多様な点は、賃貸革命10の注目すべき特徴のひとつ。賃貸住宅ならアパート・マンション・戸建、事業用途なら貸しビルやテナントビルなどの管理が可能です。また契約種別でも定期借家契約に対応しているのも強みと言えるでしょう。
オンプレミス型賃貸革命とくらさぽコネクト 入居者アプリ、2つの日本情報クリエイト製品を導入したのは野口計画管理。前のシステムはカスタマイズしたものの、ベンダーがなくなることから、パッケージソフトを選んだとのことです。
少人数で運営する不動産会社天マ屋では、入居者とのやりとりを履歴管理したいとの目的もあり、入居者アプリと賃貸革命を導入。電話対応主体だったやりとりの時間を短縮、社内の情報管理もムダな労力をかえずに実現しています。
同社のオンプレミス型と比べてクラウド型は導入時のコストを大きく抑えられるメリットがあります。これは他社製品のクラウド型にも見られる点ですが、賃貸革命10はオンプレミス型の機能をそのままクラウド型で使えるコスパのよさが魅力です。
オンプレミス型の賃貸革命10はAmazonのクラウドサービスプラットフォームのAWSを使っています。セキュリティ対策や動作の安定性などクラウドサービスとしての品質が高く、複数店舗やオフィス間での共有にも適しています。
埼玉県のなまず屋不動産事務所は、クラウド型賃貸革命10を導入するまで業務の大半を紙で管理していました。PCに不慣れなスタッフもいたのですが、導入後は作業時間の短縮やリモートワークの実現といった効果が出ています。
管理戸数約が約8,000戸にも及ぶ不動産会社アドミニは、オンプレミス型賃貸革命のリプレースでクラウド型賃貸革命10を導入。会社で利用している会計ソフトがクラウド型ということもあり、リモートワーク促進に役立っています。
会社名 | 日本情報クリエイト株式会社 |
---|---|
本社所在地 | 宮崎県都城市上町13街区18 |
電話番号 | 0120-965-458(導入を検討中の方) 0120-044-145(製品を導入済みの方) |
公式HP | https://www.n-create.co.jp/ |
IT技術力でマンション管理のお悩みを解消
内田洋行ITソリューションズは2022年9月時点で、「卸売業」「製造業」「建設業」「マンション管理業」「食品業」「設備業」「鉄鋼業」「化粧品製造業」の8業種に製品・サービス提供する企業。不動産業においてはマンション管理に特化したシステムの開発・販売に従事し、内田洋行グループのIT技術力をもってマンション管理業の課題を解決へと導きます。
マンション管理に特化したMANSION21は組合会計とフロント業務をはじめとし、収支管理や長期修繕計画といった統計分析業務の領域までを幅広くカバー。マンション管理会社にとって必要な機能を網羅した総合パッケージシステムです。
MANSION21は内田洋行ITソリューションズが自社開発しているシステムのため、利用者からのフィードバックをバージョンアップに活かすといった体制が整っています。ユーザーサポートもマンション管理の専任部隊が全国対応し、現場に寄り添ったシステム開発・運用に取り組んでくれます。
分譲マンションの管理をメインとするフロントサイドコミュニティーは、組合情報の社内共有を徹底して柔軟な受付対応をすべく、MANSION21を導入。その結果、フロントマン不在時も問い合わせを受けて、連携ミスなく社内共有できるようになりました。
マンション管理や不動産賃貸を手掛ける丸美総合管理では、事務作業は効率化や法令対応といった課題解決を目的としてMANSION21を導入しました。導入後は請求入金や収支管理などの正確性が増し、適正化法改正にも対応できています。
マンション21 Smawは外部システムとのAPI連携も可能な拡張性があります。勤怠管理や電子帳票、データ解析用のBIツールなどと連携してより多岐にわたる業務をシームレスにシステム化しておけば、業務効率化やデータ活用にも役立ちます。
システムを操作したときに実行ログがお知らせ表示されてオペレーションミスを防げるなど、マンション21 SmawはUIにも現場のニーズを反映。 また複数処理を同時に実行できるUIで、入力作業の生産性向上にも役立ちます。
公式ホームページに記載がありませんでした。
会社名 | 株式会社内田洋行ITソリューションズ |
---|---|
本社所在地 | 東京都港区新橋6-1-11 Daiwa御成門ビル |
電話番号 | 0120-998-024 |
公式HP | https://www.uchida-it.co.jp/ |
工事管理や取引先管理といった委託業者に関わる業務までシステム化できるのが特徴。FB(ファームバンキング)連携や、OBIC7・勘定奉行などメジャーな会計情報システムとの連携もできるので、経理業務支援でも強みを持つシステムです。
見つかりませんでした
公式サイトに記載なし
共通管理、物件管理、契約管理、履歴管理、ステータス管理、会計連動など
2023年5月19日時点で、見つかりませんでした。
運用サポート/サポートセンター(全国6拠点)/対応する利用形態
初期登録料は54,780円(税込)、月額料金は3,278円(税込)~と小規模な不動産会社でも導入しやすい価格設定。クラウド型賃貸管理システムで、画面設計をシンプルにして使いやすさを優先しているのも特徴です。
「無理なく管理戸数を増やせた」
システムを導入したことで「従業員を増やすことなく、管理戸数を増やすことができた」ので、非常に大きなメリットを感じています。
家賃管理入金消込、物件情報・契約情報管理、契約書類・各種帳票出力、清算明細作成・オーナー送金
電話サポート/メールサポート/WEBデモ/リドックス導入セミナー・導入後トレーニング(予約制)
競合他社システムとの差別化ポイントといえるのが、プロパティマネジメント業務でより重要性を増すレポーティング資料の出力機能が充実していること。不動産マスタでは、土地/建物/フロア/部屋/駐車場を並列管理できます。
「FB(ファームバンキング)のおかげで入金チェックが大変楽に」
毎朝、銀行に入金があったものを「FB(ファームバンキング)業務」で取込み作業を行っています。名寄せ入金でマッチしなかったものはアンマッチリストを元に手入力していますが、最小限の手作業で済みますね。実際に銀行まで行き入金して記帳して…といった昔に比べて、オンラインで取込み作業できるのは大変楽になりました。また、当社はメーター検診をして、電気代を計算しなければならない物件があるので「変動費業務」メニューから請求書を作成し、活用しております。ただ、出来ることはたくさんありそうなのにまだ使いこなせていない機能も多々あるので、訪問サポート等を利用して勉強していけたらと思います。
公式サイトに記載なし
顧客管理、賃貸仲介、契約管理、請求・入金管理、建物管理、物件収支管理
電話サポー/専任スタッフ/メールお問い合わせ/遠隔サポート/訪問サポート(利用回数に制限あり)/ソフトウェアアップデート/セミナー開催
仲介業務と管理業務、2つの業務をプロセスに沿って管理できる業務支援システム。画面操作も業務の流れに合った仕様となっていて、必須項目をミニマムにするなど業務効率を上げつつ使いやすさを担保する設計になっています。
「お客様と関わる時間を大切にできています。」
最初は契約管理が稼働し始めて、次に更新管理、今では解約管理など全てをいえらぶCLOUDでやるようにしています。 そして効率化して空いた時間を、お客様に接する時間に充てられるようになりました。
公式サイトに記載なし
ポータル連動、物件入力補助、顧客管理、チラシ作成、反響取り込み、反響分析、マッチングメール、契約書作成、サポート・コンサルティング、いえらぶ無料掲載
電話・訪問・テレビ会議サポート/専任スタッフ/メールお問い合わせ/ソフトウェアアップデート/サポートセンター
取引台帳を入力する操作を1画面にまとめて事務処理に費やす時間を削減するなど、賃貸管理業務をサポートするための細やかな作り込みが見られるシステム。オーナー用マイページで収支報告を常時共有できる機能もあります。
ESいい物件Oneと会計ソフトを連動してデータを集約
お金が絡む業務をすべて「ESいい物件One」上でやると決め、会計ソフトと連動させたことで、会計データが一か所に集約されました。顧問会計士の方に見てもらったところ、「ESいい物件One」の中に、売上原価の90%以上がすでに入っていると言っていただけたんです。
賃貸/募集タイプ/プラン500 | ・初期費用:220,000円 ・月額:22,000円/法人~ |
---|---|
賃貸管理/専任管理タイプ/プラン500 | ・初期費用:330,000円 ・月額:22,000円/法人~ |
賃貸管理/家賃管理タイプ/プラン1000 | ・初期費用:550,000円 ・月額:85,800円~ |
ウェブサイトFlex/基本サービス | ・初期費用:110,000円 ・月額:13,200円/Webサイト |
ウェブサイトFlex/賃貸物件出稿 | ・初期費用:55,000円 ・月額:8,800円/店舗 |
B2B賃貸/発行アカウント500件 | ・初期費用:550,000円 ・月額:55,000円~ |
ES×meetingplaza/プラン500 | ・初期費用:33,000円 ・月額:11,000円~ |
共通機能、物件管理、賃貸管理、入出金管理、業務効率化支援機能、鍵管理機能、収支報告など
電話サポート/専任スタッフ/メールお問い合わせ/遠隔サポート/訪問サポート(東京都周辺のみ)/ソフトウェアアップデート/セミナー開催/企画営業部(提案、初期設定サポート・フォロー、定期的案内など)