物件登録の効率化には入力代行がベスト？

物件登録はほぼ毎日発生するうえ、膨大な時間を要する作業であり、慢性的な残業超過などに直結してしまう業務。また、入力ミスが契約手続き・お客様対応に影響してしまいます。少人数体制の会社であるほど影響も大きく、業務効率化・適正化を図ることが事業全体の効率化に関わるものです。

ここでは、物件入力代行サービスの利用によるメリット・デメリットや、その他の業務改善方法についてもご説明します。

物件入力代行を依頼する
メリット・デメリット

メリット

慣れている企業に外注する安心感

データ入力作業に精通した他社へ依頼することで、作業品質・入力精度の面で安心感があります。すでにノウハウを持つ外部の手を借りられるため、自社でやるよりもスピーディーな対応を期待できます。

繁忙期のみのスポット利用ができる

繁忙期やキャンペーン時など、物件情報の更新が一気に増えるタイミングでスポット的に活用できます。必要なときだけ依頼できるため、常時人員を抱える必要がなく、短期的な負担軽減の手段としては非常に有効です。

一時的な人手不足をカバーできる

リソースが社外にあることで、急な退職や休暇時期などでスタッフが不足した場合でも、業務が止まることを防げます。毎日のように発生する作業のため、業務維持を重視する会社にとって大きな安心材料となります。

デメリット

登録業務が多いほどコストがかかる

外注は依頼ごとに費用が発生するため、当然、長期的・継続的に利用するとコストがかさみます。代行サービスの料金体系としてはおもに２パターンあり、

1. 物件登録1件につき価格が決まっているパターン
2. 文字数や入力項目ごとに価格が決まっているパターン

といった形が一般的です。1の場合は、代行サービス側が決めたテンプレートになることが多く、もし依頼側が登録情報をカスタマイズしたい場合は、その都度相談になります。

当然ですが、複数拠点があるなど、管理物件数が多い会社ほどランニングコストは膨らみやすく、費用対効果の面で「いつまで外注を続けるべきか」ということが課題になってきます。

情報反映までにタイムラグがある

外注の場合、依頼から反映までの間に必ずタイムラグが生じます。即時性が求められる賃貸市場では、この遅れが空室対策や入居希望者の対応に影響するリスクがあります。
仲介事業など、お客様対応のスピード感を重視する場合には、大きなデメリットとなるでしょう。

結局は確認の手間が残る

代行業者に依頼したとしても、入力後の内容確認や修正依頼は社内で行う必要があります。完全に「手放し」にはならず、ダブルチェックの手間が残るのが現実です。結果的に社内工数がゼロになるわけではない点は注意が必要です。

物件登録業務そのものを
効率化するには

物件入力代行は、繁忙期などの緊急時対応・スポット利用には向いていますが、コストもかかり、継続的・定期的な依頼が難しい企業もあるでしょう。

登録業務そのものの効率化を図れるわけではないため、対処・場当たり的な施策という側面もあります。
根本的な業務改善を望むのであれば、賃貸専用の管理システムなどを導入して、物件登録自体の方法を変化・進化させていく必要があります。

まとめ

「スポット利用での応急処置」なら物件入力代行を利用することが適しており、「業務内容自体の改善策」なら賃貸管理システムを導入すべき状況だと言えます。

本サイトでは、事業の内容やタイプに沿って、より適切な機能や体制を有した賃貸管理システムを紹介しています。ぜひ製品の導入について検討の参考にしてみてください。

事業別におすすめ
賃貸管理システム3選

賃貸営業向け

グラングコア

画像引用元：グラングコア公式HP
（https://grung.co.jp/）>

業務と顧客分析を連動させ
売上を取りこぼさない

• 追客を視覚化し来店に繋げる

仲介業務のフローと連動。アポ情報の共有で反響対応の精度を高め、来店率が13％向上_※1した実例あり。

• 登録作業の時短で営業に集中

ボタン一つで物件周辺情報を自動取得、写真もAIが選定。間取り作成や登録を1件につき約7分_※2で完了。

• BBサイト連携で物件取込を自動化

業者間流通サイト（BBサイト）の物件情報を自動取込・更新でき、手入力の手間を削減。最新物件をタイムラグなく社内へ反映できる。

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プロパティマネジメント向け

いい生活賃貸クラウド

画像引用元：いい生活賃貸クラウド公式HP
（https://www.es-service.net/）>

入居者アプリと一括提供で
問合せ対応をよりスムーズに

• システム一本化で工数削減

入居者対応とバックオフィス業務を同一のクラウド上で提供。複数ツールにまたがらず処理ができる。

• 入居者とのやり取りをラクに

入居者アプリから修理や整備要請を受けられ、電話対応にかかる時間を1/3～1/4_※3に削減した例も。

• オーナーとの情報共有もスムーズ

オーナーマイページ機能で、収支状況や物件情報をオンラインでいつでも共有可能_※4。書類作成のコスト削減と、オーナーとの信頼関係構築を両立できる。

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テナント事業向け

ビルジム

画像引用元：ビルジム公式HP
（https://www.biljim.daishi-software.co.jp/index.html）>

複数テナントを一括管理して
請求業務ミスや属人化を防ぐ

• 複雑な請求処理を自動化

隔月・3か月毎など変則的な請求を複数設定可。検針値の取込・集計も自動、不定期請求のミスを防止。

• 複数のテナント運用を円滑に

クラウド上で情報を一括管理。異なる物件に入居する同一テナントの状況などもスムーズに共有できる。

• 更新・解約・スポット請求にも対応

契約更新・解約処理に加え、契約開始前・解約後・一時利用などスポット請求にも柔軟に対応_※4。テナント事業特有のイレギュラー業務を取りこぼさない。

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※1　実績より。参照元：グラングコア公式HP（https://grung.co.jp/cases/roomselect/）
※2　機能紹介より。参照元：グラングコア公式HP（https://grung.co.jp/function/property_management/）
※3　実績より。参照元：いい生活賃貸クラウド公式HP（https://www.es-service.net/service/es-home/）